ELECTRA : Saisie de masse

L'item "Saisie de masse" vous offre la possibilité de compléter et de transmettre des lots d'avis à partir soit du modèle validé par la CP-CNU et fourni avec l'application, soit d'un modèle personnalisé. Il permet également de saisir en masse les propositions de promotion de la section.

Après avoir cliqué sur "Saisie de masse", vous accédez à 3 modules :

 

A - Génération des lots d'avis au format RTF et gestion des modèles 

Par ce module, vous pouvez importer, sur votre ordinateur, des avis pré-renseignés à partir du modèle fourni avec l'application ou à partir d'un modèle que vous aurez créé ou modifié et exporté vers ELECTRA. C'est pourquoi l'écran ci-dessous relatif à la "génération des lots d'avis au format RTF et gestion des modèles" se compose de deux parties : 

1) Gestion des avis 

L'application vous permet de générer des lots d'avis selon un modèle prédéfini. Celui de la CP-CNU est fourni, il apparait en haut de l'écran dans la rubrique "sélectionnez un modèle d'avis".

Vous pouvez également opter pour un autre modèle (en haut de l'écran), soit en modifiant celui de la CP-CNU, soit en créant votre propre document, par exemple celui que vous avez utilisé l'année précédente en le réactualisant.  

Le modèle propre à la section que vous souhaitez adopter pour la saisie de masse des avis n'étant pas disponible dans l'application, vous devez, en premier lieu, l'exporter comme suit.?

En cas de modification du modèle de la CP-CNU

Sélectionnez-le 

 

Puis, dans la deuxième partie de l'écran, dans la rubrique "création, modification ou suppression d'un modèle d'avis pour la section XX", cliquez sur le bouton "Télécharger le modèle",

enregistrez-le sur votre ordinateur afin d'y apporter les modifications jugées utiles.

Vous pouvez ajouter du texte, des critères spécifiques à votre section, en supprimer, apposer votre signature électronique, indiquer une date différente de celle du jour, le lieu….

Toutefois, il vous est demandé de ne pas modifier l'intérieur des champs qui se trouvent entre les deux balises < > et de ne pas supprimer ces dernières. Les champs compris entre les deux balises constituent un ensemble et renvoient à des données de la base ELECTRA qui permettent la génération d'un fichier pour chaque candidat.

Vous trouverez ci-dessous le modèle de la CP-CNU. Les champs que nous avons surlignés en jaune, ne sont pas modifiables. Vous pouvez cependant les déplacer. Si des champs vous paraissent peu appropriés, vous pouvez également  les supprimer (balises+variable).

Par contre, vous ne pouvez pas créer vos propres variables, même comprises entre deux balises car elles ne seront pas reconnues par l'application.

Les modifications apportées et le document enregistré toujours au format rtf, vous pouvez le transmettre vers ELECTRA. Sélectionnez-le après avoir cliqué sur le bouton "Parcourir"  puis sur le bouton "Envoyer".

Ce modèle apparaît dès lors en haut de l'écran dans la liste des fonds de pages personnalisés.

 

Modèle de la CP-CNU

En cas de création d'un document
 

Vous procédez de manière identique. Sélectionnez votre document qui se trouve sur ordinateur après avoir cliqué sur le bouton "Parcourir"  puis un clic sur  le bouton "Envoyer", transmettez-le à ELECTRA. 

2) Génération des lots d'avis au format rtf

La gestion des modèles terminée, vous pouvez passer à l'étape suivante qui consiste à générer les lots d'avis.

 

  • Étape   La première action est de sélectionner le modèle que vous voulez utiliser, en haut de l'écran, soit le modèle de la section, soit celui de la CP-CNU.
  • Étape  Éventuellement vous avez la possibilité de générer un ou des avis en sélectionnant certains critères (Nom, NUMEN, Corps…).
  • Étape  La recherche par critères de sélection étant facultative, vous pouvez directement générer les avis pré-renseignés pour l'ensemble des candidats de votre section, en cliquant sur le bouton "Importer les avis". Les avis au format rtf sont contenus dans un fichier zippé, qui se présente sous la forme "section+le numéro de la section.zip" exemple "section2.zip"

Une boite de dialogue apparaît à l'écran. Cliquez sur enregistrer et indiquez l'endroit où vous souhaitez copier ce fichier sur votre ordinateur, par exemple directement sur le bureau.

Saisie des avis en dehors de l'application, sur un ordinateur

Dans un premier temps, nous vous conseillons d'extraire l'ensemble des fichiers contenus dans le zip afin de les compléter.

Créez sur votre ordinateur, par exemple sur le bureau, un nouveau dossier que vous pouvez appeler du même nom que le zip mais sans l'extension : exemple section23. Ce dossier recevra les avis pré-renseignés extraits du ZIP.

Pour extraire le contenu du zip, ouvrez le fichier zip puis procédez de la manière suivante en vous référant à la copie d'écran ci-dessous :

  • Étape Cliquez sur l'icône ;
  • Étape sélectionnez tous les fichiers ;
  • Étape cliquez sur le dossier qui va réceptionner l'ensemble des fichiers ;
  • Étape cliquez sur le bouton Extraire.

L'ensemble des fichiers contenus dans le zip sont stockés dans le dossier créé préalablement sur votre ordinateur. Ouvrez-le et complétez les avis pré-renseignés sans omettre de les enregistrer.

Vous pouvez nommer les fichiers de différentes façons :

            *NOM_PRENOM_NUMEN.rtf

            *PRENOM_NOM_NUMEN.rtf

            *NUMEN_NOM_PRENOM.rtf

            *NUMEN_PRENOM_NOM.rtf

Attention veillez à ne pas insérer d'espace dans l'intitulé.

La procédure terminée, vous devez zipper l'ensemble des fichiers des avis notifiés. Ouvrez le dossier, sélectionnez l'ensemble des fichiers, faites un clic droit sur l'ensemble des fichiers, puis dans le menu contextuel, choisissez l'option "Ajouter au zip".

Une boite de dialogue s'ouvre. Vous devez indiquer l'endroit où vous souhaitez compresser les fichiers. Supprimez le slash " \" et cliquez sur "Ajouter".

Si le fichier zip se trouve toujours sur votre ordinateur, il est réactualisé et conserve la dernière version des fichiers enregistrés. Si vous l'avez supprimé, un nouveau fichier zip du nom du dossier apparait, exemple Section2.zip

B - Téléchargement et traitement des avis de la section

L'opération consiste à exporter, vers l'application, les avis complétés contenus dans le fichier que vous avez zippé. Connectez vous à ELECTRA et choisissez l'item "Saisie de masse" puis le module "Téléchargement et traitement des avis de la section (Fichier(s) ZIP)"

L'écran ci-dessous s'affiche.

Comme précédemment, vous devez sélectionner le fichier zip contenant les avis de la section à télécharger sur le serveur GALAXIE en cliquant sur le bouton "Parcourir" puis sur le bouton "Envoyer"

Lorsque le fichier à traiter a été téléchargé?, cliquez sur le bouton "Lancer le traitement des fichiers" afin de traiter les données, à savoir les intégrer à l'application ELECTRA.

Le président de la section et l'administration centrale reçoivent un message électronique accompagné du rapport de traitement des fichiers téléchargés que vous trouverez ci-dessous.

 

C - Proposition de promotion de masse

La dernière opération consiste à indiquer les propositions de promotion, le 3ème module de la saisie de masse.

Vous pouvez accéder à ce module de deux façons. :

  • soit vous cliquez sur l'item "saisie de masse" dans le bandeau de navigation de couleur bleue à gauche puis "Proposition de promotion de masse" ;

  • soit, après avoir lancé le traitement des fichiers téléchargés, cliquez sur le lien "Proposition de promotion de masse"

Pour indiquer les propositions de promotion émises par la section, soit vous procédez à une recherche de dossier par critères, soit vous cliquez directement sur "rechercher". La deuxième solution affiche tous les candidats de votre section. Vous devez par ligne, donc par candidat, indiquer si la promotion est accordée ou refusée. A la première connexion à cet écran, le "non" est pré-rempli. Il ne vous reste plus qu'à sélectionner le "oui" pour les candidats dont les dossiers ont été examinés favorablement. Afin de sauvegarder les données, n'oubliez pas d'enregistrer votre travail régulièrement, surtout si vous changez de page.

Un code couleur doit permettre une meilleure visibilité. Le vert renvoie à une proposition acceptée, le jaune à un refus.

Vous pouvez toujours revenir sur une décision et la modifier. Après vérification des propositions, vous devez viser en cliquant sur le bouton " Viser CNU  " puis sur le bouton "Oui " pour qu'elles soient prises en compte dans l'application. Attention, dès que les propositions ont été visées par le CNU, elles ne sont plus modifiables.

Les données de l'écran sont réactualisées. Dans le premier tableau, il est indiqué dans la 3ème colonne, le nombre de propositions visées par grade. Dans le deuxième, dans la colonne "État du dossier", la mention "A transmettre enseignant" figure. Le code couleur est maintenu.

Les différents états du dossier

Les différents états des dossiers sont identifiables par les couleurs suivantes :


  dossier non traité

dossier avec proposition de promotion favorable et non encore visé, état du dossier "non visé"

dossier avec proposition de promotion favorable définitivement visé, état du dossier "à transmettre à l'enseignant

dossier avec proposition de promotion non favorable et non encore visé, état du dossier "non visé"

dossier avec proposition  de promotion non favorable définitivement visé, état du dossier "à transmettre à l'enseignant"