ALYA : Saisie de masse

L'item "Saisie de masse" vous offre la possibilité de transmettre des lots d'avis.

Après avoir cliqué sur "Saisie de masse", vous accédez à 2 modules.

A - Génération des lots d'avis au format RTF et gestion des modèles 

Par ce module, vous pouvez importer, sur votre ordinateur, des avis pré-renseignés à partir du modèle fourni avec l'application ou à partir d'un modèle que vous aurez créé ou modifié et exporté vers ALYA. C'est pourquoi l'écran ci-dessous relatif à la "génération des lots d'avis au format RTF et gestion des modèles" se compose en deux parties : 

1) Gestion des avis 

L'application vous permet de générer des lots d'avis selon votre propre modèle, celui de la CP-CNU n'étant pas défini.

Il vous est demandé d'insérer dans votre document des champs entre deux balises. Ces champs compris entre les deux balises constituent un ensemble et renvoient à des données de la base ALYA qui permettent la génération d'un fichier pour chaque candidat.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de modèle. Les champs que nous avons surlignés en vert, ne sont pas modifiables. Vous devez enregistrer votre document au format rtf

Ci-dessous, un exemple de modèle avec balises vous est proposé : 

Toutefois le modèle propre à votre section que vous souhaitez adopter pour la saisie de masse des avis n'étant pas disponible dans l'application, vous devez, en premier lieu, l'exporter de votre ordinateur à ALYA.?

Sélectionnez votre document enregistré au format rtf sur votre ordinateur après avoir cliqué sur le bouton "Parcourir" ?  puis sur le bouton "Envoyer"?  afin de le transmettre à ALYA.

Ce modèle apparaît dès lors en haut de l'écran dans la liste des fonds de pages personnalisés. 

Vous avez la possibilité d'exporter plusieurs modèles d'avis propres à votre section. Ils seront visibles dans la liste déroulante du champ concerné.

2) Génération des lots d'avis au format rtf

La gestion des modèles terminée, vous pouvez passer à l'étape suivante qui consiste à générer les lots d'avis.

 La première action est de sélectionner le modèle que vous voulez utiliser.

 Éventuellement vous avez la possibilité de générer un ou des avis en sélectionnant certains critères (Nom, NUMEN, Corps…).

 La recherche par critères de sélection étant facultative, vous pouvez directement générer les avis pré-renseignés pour l'ensemble des candidats de votre section, en cliquant sur le bouton "Importer les avis". Les avis au format rtf sont contenus dans un fichier zippé, qui se présente sous la forme "section+le numéro de la section.zip" exemple "section34.zip"

Une boite de dialogue apparaît à l'écran. Cliquez sur enregistrer et indiquez l'endroit où vous souhaitez copier ce fichier sur votre ordinateur, par exemple directement sur le bureau.

Saisie des avis en dehors de l'application, sur un ordinateur

 

Dans un premier temps, nous vous conseillons d'extraire l'ensemble des fichiers contenus dans le zip afin de les compléter.

Créez sur votre ordinateur, par exemple sur le bureau, un nouveau dossier que vous pouvez appeler du même nom que le zip mais sans l'extension,  exemple : section34. Ce dossier recevra les avis pré-renseignés extraits du ZIP.

Pour extraire le contenu du zip, ouvrez le fichier zip puis procédez comme suit :

Étape  Cliquez sur l'icône ;

Étape sélectionnez tous les fichiers ;

Étape cliquez sur le dossier qui va réceptionner l'ensemble des fichiers ;

Étape  cliquez sur le bouton Extraire.

L'ensemble des fichiers contenus dans le zip sont stockés dans le dossier créé préalablement sur votre ordinateur. Ouvrez-le et complétez les avis pré-renseignés sans omettre de les enregistrer.

Vous pouvez nommer les fichiers de différentes façons :

*NOM_PRENOM_NUMEN.rtf

*PRENOM_NOM_NUMEN.rtf

*NUMEN_NOM_PRENOM.rtf

*NUMEN_PRENOM_NOM.rtf

Attention veillez à ne pas insérer d'espace dans l'intitulé.

La procédure terminée, vous devez zipper l'ensemble des fichiers des avis notifiés. Ouvrez le dossier, sélectionnez l'ensemble des fichiers, faites un clic droit sur l'ensemble des fichiers, puis dans le menu contextuel, choisissez l'option "Ajouter au zip".

Une boite de dialogue s'ouvre. Vous devez indiquer l'endroit où vous souhaitez compresser les fichiers. Supprimez le slash " \" et cliquez sur "Ajouter".

Si le fichier zip se trouve toujours sur votre ordinateur, il est réactualisé et conserve la dernière version des fichiers enregistrés. Si vous l'avez supprimé, un nouveau fichier zip du nom du dossier apparait, exemple : Section34.zip

 

B - Téléchargement et traitement des avis de la section

L'opération consiste à transférer, vers l'application, les avis complétés contenus dans le fichier que vous avez zippé. Connectez vous à ALYA, choisissez l'item "Saisie de masse" puis le module "Téléchargement et traitement des avis de la section (Fichier(s) ZIP)"

L'écran ci-dessous s'affiche.

Vous devez sélectionner le fichier zip contenant les avis de la section à télécharger sur le serveur GALAXIE en cliquant sur le bouton "Parcourir" puis sur le bouton "Envoyer".

Lorsque le fichier à traiter a été téléchargé, cliquez sur le bouton "Lancer le traitement des fichiers" afin de traiter les données, à savoir les intégrer à l'application ALYA.

Vous devez confirmer le lancement du traitement, si vous n'avez plus de fichier à télécharger.

Le président de la section et l'administration centrale reçoivent un message électronique accompagné du rapport de traitement des fichiers téléchargés que vous trouverez ci-dessous.